Stockage Hors Site

Le stockage des archives hors site : une solution pour optimiser la gestion de vos documents

Le stockage des archives hors site consiste à confier la conservation de vos documents à un prestataire spécialisé. Cette solution présente de nombreux avantages, notamment pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs archives et libérer de l’espace au sein de leurs locaux.

Pourquoi choisir le stockage hors site ?

• Gain de place: En externalisant vos archives, vous libérez un espace précieux dans vos locaux, pouvant ainsi être utilisé à d’autres fins.
• Sécurité renforcée: Les prestataires spécialisés disposent d’entrepôts sécurisés, équipés de systèmes de surveillance et de contrôle d’accès rigoureux, garantissant ainsi la protection de vos documents contre les risques de perte, de vol ou de détérioration.
• Conservation optimale: Les conditions de stockage sont contrôlées (température, hygrométrie) pour assurer une conservation optimale de vos archives sur le long terme.
• Accessibilité rapide: Vous pouvez accéder à vos documents à tout moment, grâce à des systèmes de numérisation et d’indexation qui permettent une recherche rapide et efficace.
• Flexibilité: Les contrats de stockage sont généralement modulables, ce qui vous permet d’adapter vos besoins en fonction de l’évolution de votre activité.

Les différents types de stockage hors site

• Stockage physique: Vos archives sont conservées dans des cartons ou des boîtes, dans des entrepôts sécurisés.
• Stockage numérique: Vos documents sont scannés et stockés sous forme électronique, ce qui facilite la recherche et la diffusion.
• Hybride: Une combinaison des deux solutions précédentes, pour répondre à des besoins spécifiques.

Les étapes du stockage hors site

1. Tri et sélection: Les documents à archiver sont triés et sélectionnés en fonction de leur valeur juridique et administrative.
2. Conditionnement: Les documents sont conditionnés dans des boîtes ou des cartons adaptés.
3. Transport: Les archives sont transportées en toute sécurité vers l’entrepôt du prestataire.
4. Indexation: Les documents sont indexés pour faciliter leur recherche future.
5. Conservation: Les archives sont stockées dans des conditions optimales.
6. Accès: Vous pouvez accéder à vos documents sur demande, soit en version numérique, soit en version papier.

Les avantages du stockage hors site pour les entreprises

• Réduction des coûts: Externaliser la gestion des archives permet de réduire les coûts liés au personnel, à l’espace et à la maintenance.
• Amélioration de l’efficacité: Les processus de gestion des archives sont optimisés, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la productivité.
• Conformité réglementaire: Les prestataires spécialisés sont tenus de respecter les réglementations en vigueur en matière de conservation des documents.

En conclusion, le stockage des archives hors site est une solution pertinente pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs documents tout en garantissant leur sécurité et leur accessibilité.