Indexation et Codification

Nous organisons vos documents numériques avec des métadonnées pour vous faciliter la recherche et l’accès.

Indexation et Codification dans l’Archivage : La Clé d’une Recherche Efficace

L’indexation et la codification sont des étapes cruciales dans le processus d’archivage, qu’il soit numérique ou physique. Elles permettent de donner une structure aux documents, facilitant ainsi leur recherche et leur récupération.

L’indexation : attribuer des métadonnées

L’indexation consiste à associer des mots-clés ou des descripteurs à un document afin de le caractériser et de le rendre identifiable. Ces descripteurs, appelés métadonnées, peuvent être :

• Descriptifs: Le titre, l’auteur, la date de création, le sujet, etc.
• Techniques: Le format du fichier, la taille, la date de dernière modification.
• Contextuels: Le contexte de production du document, les personnes impliquées, etc.

L’objectif de l’indexation est de créer un catalogue descriptif qui permette de retrouver rapidement un document en fonction de critères précis.

La codification : attribuer un code unique

La codification, quant à elle, consiste à attribuer un code unique à chaque document ou à chaque série de documents. Ce code peut être alphanumérique et suivre une logique spécifique liée à l’organisation de l’archive.

La codification permet de :

• Organiser les documents de manière hiérarchisée: Les codes peuvent refléter une structure arborescente, facilitant ainsi la navigation dans l’archive.
• Identifier rapidement un document: Le code est une sorte de « numéro de série » qui permet de retrouver un document sans ambiguïté.
• Intégrer l’archive dans un système de gestion documentaire: Les codes peuvent être utilisés comme clés de recherche dans un logiciel GED.

Les avantages de l’indexation et de la codification

• Recherche facilitée: L’indexation et la codification permettent de retrouver rapidement un document grâce à des mots-clés ou à un code.
• Organisation efficace: Les documents sont classés de manière logique, facilitant leur gestion.
• Interopérabilité: Les métadonnées et les codes peuvent être utilisés pour échanger des informations avec d’autres systèmes d’information.
• Conservation à long terme: Une indexation et une codification rigoureuses permettent de garantir la pérennité de l’information.

Les méthodes d’indexation et de codification

Il existe différentes méthodes d’indexation et de codification, qui peuvent être adaptées en fonction de la nature des documents et des besoins de l’organisation.

• Indexation manuelle: L’indexation est réalisée par un archiviste qui attribue les métadonnées à chaque document.
• Indexation automatique: Des logiciels peuvent être utilisés pour extraire automatiquement des métadonnées à partir du contenu des documents (OCR).
• Codification décimale: Les codes sont constitués de chiffres organisés en classes et sous-classes.
• Codification alphanumérique: Les codes sont composés de lettres et de chiffres, permettant une grande flexibilité.

En conclusion

L’indexation et la codification sont des éléments clés d’un système d’archivage efficace. Elles permettent de garantir la pérennité des informations, de faciliter leur accès et de favoriser la collaboration entre les différents acteurs.